TUGAS MANDIRI PROPOSAL SKRIPSI (ENDAH NURMAYANI)

Endah Nurmayani 

NIM : 2344 11 002

S1 AP / MLM

BAB I

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Peran perusahaan distributor dalam kancah industri farmasi bisa dikatakan tidak sedikit. Melalui tangan distributor inilah, obat yang dikeluarkan manufaktur disalurkan ke berbagai center obat seperti apotik, supermarket, bidan, dokter, toko obat dan rumah sakit yang tujuan akhirnya adalah untuk pasien.

Di Indonesia cukup banyak pemain dalam wilayah distribusi farmasi. Namun yang tergolong besar sedikitnya memiliki 10 cabang di propinsi hanya sekitar 15 perusahaan. Mereka ini bisa dikatakan merajai distribusi farmasi di Tanah Air dengan masing-masing memegang produk milik beberapa perusahaan farmasi nasional maupun multinasional. Hal tersebut mengakibatkan persaingan antar perusahaan untuk saling berkompetisi dalam memberikan pelayanan pengiriman terbaik atau distribusi agar tetap dapat bertahan dalam kegiatan perekonomian ini. Salah satu perusahaan distributor farmasi yang ada di Indonesia yaitu PT. Parazelsus Indonesia.

PT. Parazelsus Indonesia adalah salah satu perusahaan distribusi farmasi terkemuka di Indonesia di bidang layanan kesehatan internasional yang saat ini menjadi pemimpin pasar (market leader) dengan bentuk pelayanan jasa, logistik, dan pemasaran yang menyediakan jaringan distribusi terluas di Indonesia dengan mengutamakan jasa pengiriman yang lebih cepat dan pilihan produk layanan kesehatan yang lebih luas. Dengan didukung oleh Teknologi Informasi (TI) tercanggih, jaringan regional, kualitas dan layanan distributor internasional terkemuka ditambah dengan keahlian perusahaan Indonesia yang memiliki pengetahuan mendalam dan juga memiliki hubungan yang dibutuhkan untuk di pasar lokal.

PT. Parazelsus Indonesia bekerja dengan efisien sehingga mampu memberikan nilai tambah kepada pasar layanan kesehatan di Indonesia. Pelanggan akan senang dengan keleluasaan memilih beragam produk yang tersedia cakupan pengiriman yang lebih luas dan cepat, serta efisiensi biaya yang tetap berpedoman pada etika persaingan sehat. Untuk mendukung pengiriman barang dan pengelolaan pergudangan, PT. Parazelsus telah menerapkan Distribution Requirement Planning (DRP), System Application and Product in data Processing (SAP), dan yang terbaru kami juga menggunakan Customer Relationship Manager (CRM), sistem pengelolaan pergudangan menjadi lebih teratur dan terkoordinasi dengan baik. Terutama untuk penempatan stok produk yang dikirimkan para principal dan kemudian akan di distribusikan ke berbagai cabang yang ada di seluruh Indonesia. Agar pengiriman stok produk ke gudang cabang tidak berlebihan atau kurang, maka setiap cabang harus bisa memperkirakan kebutuhan produk yang harus dikirim ke gudang cabang. Hal itu berarti setiap cabang harus memiliki riset dan strategi terkait dengan pergudangan. Dengan dukungan teknologi Distribution Requirement Planning (DRP) dan System Application and product in Data Processing (SAP) dapat diinformasikan jenis produk, jumlah produk, dan lokasi produk yang dibutuhkan cabang. Ketika cabang membutuhkan produk tertentu, akan mudah terlihat di SAP, dimana jenis produk itu berada, dan berapa jumlah (stok) yang tersedia di gudang.

Setiap perusahaan selalu membutuhkan material untuk memenuhi kebutuhan kegiatan operasionalnya. Tidak tersedianya material dalam persediaan pada saat dibutuhkan akan dapat mengakibatkan terganggunya proses kegiatan distribusi pada perusahaan, penggunaan sumber daya yang tidak maksimal, hilangnya kepercayaan dan kesempatan penjualan produk kepada konsumen / pelanggan yang berarti kerugian bagi perusahaan. Dengan kata lain tersedianya produk dalam persediaan saat dibutuhkan merupakan hal yang penting bagi kelancaran kegiatan operasional perusahaan.

Persediaan adalah bahan baku atau barang jadi yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya digunakan untuk proses produksi atau perakitan, untuk di distribusikan ke cabang, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang. Bisa dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan, meskipun sebenarnya persediaan hanyalah suatu sumber dana yang menganggur karena sebelum persediaan digunakan berarti dana yang terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. Disinilah peran pentingnya pengendalian persediaan (inventory control) sebagai alat yang dapat membantu terciptanya tingkat persediaan yang optimal dalam arti tingkat persediaan yang ada tidak terlalu tinggi / berlebihan ataupun tidak terlalu rendah.

Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam lagi dan menuangkannya dalam bentuk sebuah karya ilmiah dengan judul “Analisis Persediaan Barang Terhadap Tingkat Kepuasan Pelanggan Pada Perusahaan Distributor Farmasi PT. Parazelsus Indonesia”.

2. Perumusan Masalah

1. Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dipaparkan pada latar belakang masalah diatas, penulis mencoba untuk mengidentifikasi beberapa permasalahan, yaitu :

a.   Ketidaksesuaian dalam pengecekan fisik antara sistem komputer dengan jumlah stok yang ada di gudang pada saat stock take.

b.   Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya kekosongan barang di gudang pada PT. Parazelsus Indonesia.

c.       Terjadinya permasalahan dan keterlambatan penerimaan barang di customer.

2. Pembatasan Masalah

         Berdasarakan identifikasi masalah yang telah diuraikan diatas, agar tidak meluasnya permasalahan yang dihadapi, maka penulis hanya membatasi masalah dalam ruang lingkup yang berkaitan dengan PT. Parazelsus Indonesia, sebagai berikut :

a.       Solusi konsep pengecekan fisik stock take dan cycle count

b.      Faktor internal yang mempengaruhi kekosongan barang

c.       Strategi pengaturan jadwal rute pengiriman

3. Pokok Permasalahan

         Berdasarkan latar belakang masalah tersebut diatas maka pokok permasalahan dalam penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut :

a.  Bagaimana konsep dan prosedur pelaksanaan stock take dan cycle count yang dilakukanPT. Parazelsus Indonesia?

b.   Faktor internal apakah yang mempengaruhi terjadinya kekosongan barang pada PT. Parazelsus Indonesia?

c.   Bagaimana strategi meminimalkan keterlambatan pengiriman barang ke customer yang harus dilakukan PT. Parazelsus Indonesia?

3. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1.      Tujuan Penelitian

a.   Untuk mengetahui konsep dan prosedur pelaksanaan stock take dan cycle count yang dilakukan PT. Parazelsus Indonesia

b.   Untuk mengetahui faktor internal yang mempengaruhi terjadinya kekosongan barang pada PT. Parazelsus Indonesia

c.       Untuk mengetahui strategi meminimalkan keterlambatan dan permasalahan dalam pengiriman barang ke customer yang harus dilakukan PT. Parazelsus Indonesia

2.      Manfaat Penelitian

a.      Bagi Penulis

Manfaat yang didapat dalam penulisan ini dapat mengenal dan membandingkan serta mendorong penulis untuk menghubungkan dan mengembangkan ilmu yang diperoleh di kampus dengan ilmu-ilmu terapan lainnya yang berkaitan dengan persediaan.

                        b. Bagi Perusahaan

Adalah mengetahui eksistensi perusahaan selama ini dalam hal kualitas kinerja dan mendapatkan masukan yang mungkin dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengembangkan usahanya dan dapat memberikan input yang bersifat positif sehingga kinerja PT. Parazelsus Indonesia dapat menjadi lebih baik dan mengembangkan sistem serta pelaksanaan kegiatan terkait, sehingga perusahaan dapat menjadi lebih baik dan lebih professional di dalam menjalankan kegiatan perusahaan.

c. Bagi Lembaga dan Masyarakat

Adalah untuk menghasilkan lulusan yang tidak hanya memahami teori tetapi juga mampu melaksanakan praktek dalam bekerja, serta untuk melatih dan mengintervetasikan segala kegiatan di bangku kuliah yang berupa teori dengan segala kegiatan di lapangan yang berupa praktek, sehingga penulis dapat memahami dan mengetahui segala hal yang terjadi serta merupakan informasi yang berharga bagi pihak lembaga dan masyarakat.

4. Metodologi Penelitian

Di dalam pengumpulan data serta keterangan-keterangan yang diperlukan dapat dipergunakan beberapa teknik pengumpulan data. Hal ini dimaksudkan agar dapat diketahui teknik yang digunakan dalam upaya memperoleh data. Dalam penulisan karya ilmiah ini penulis menggunakan metode-metode penelitian sebagai berikut :

1.      Jenis dan Sumber Data

a.       Jenis Data

Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data kualitatif maupun kuantitatif. Apabila data yang diperoleh berupa data kualitatif, analisis non statistik atau statistik non parametrik digunakan dalam proses analisisnya. Sebaliknya, data kuantitatif dianalisis dengan analisis statistik (parametrik).

b.      Sumber Data

        Sumber data yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari responden berupa jawaban terhadap pertanyaan dalam kuesioner. Sedangkan data sekunder adalah data yang diperoleh melalui data yang diteliti dan dikumpulkan oleh pihak lain yang berkaitan dengan masalah penelitian.

2.      Populasi dan Sampel

a.       Populasi

Dalam penelitian ini yang menjadi populasi adalah PT. Parazelsus Indonesia adalah berjumlah 45 karyawan.

b.      Sampel

Data dikumpulkan dengan cara mengambil sampel secara acak atau sampling sebanyak 7 orang.

3.      Teknik Pengumpulan Data

Dalam penyusunan karya ilmiah ini, penulis juga menentukan teknik pengumpulan data, dimana artinya adalah cara mendapatkan data dan informasi keadaan yang sebenarnya atau langsung dari objek yang diteliti dan dapat dipertanggung jawabkan agar dapat diolah dan disajikan menjadi suatu gambaran dan pandangan yang jelas dan benar. Demi terkumpulnya data-data dan informasi yang dibutuhkan, maka penulis melakukan penelitian dengan menggunakan beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut :

a.      Penelitian Lapangan (Field Research)

Studi lapangan atau Field Research adalah penelitian yang dilakukan dalam kehidupan sebenarnya. Pada hakikatnya metode ini untuk menemukan secara spesifik dan realistik tentang apa yang sedang terjadi pada suatu saat di tengah kehidupan masyarakat. Dalam peninjauan ini penulis telah menempuh beberapa langkah, yaitu :

1)      Observasi

Adalah melakukan sesuatu pengamatan langsung atas fakta yang dijumpai di tempat objek penelitian serta data yang diberikan oleh perusahaan.

2)      Wawancara

Wawancara yaitu penulis bertanya kepada pihak yang terkait secara langsung dalam kegiatan persediaan pada perusahaan distributor farmasi. Dalam melaksanakan penelitian, penulis melakukan berbagai wawancara langsung, mengadakan tanya jawab dan diskusi tentang objek penelitian dengan pihak perusahaan bersangkutan yang dapat dijadikan sumber yang dianggap mampu dan berkompeten dalam menangani bidang-bidang pekerjaan yang diteliti.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi arus informasi dalam wawancara, yaitu :

·         Pewawancara

Adalah pengumpulan informasi, dalam hal ini yang bertindak sebagai pewawancara adalah penulis sendiri.

·         Responden

Responden merupakan pemberi informasi yang diharapkan dapat menjawab semua pertanyaan dengan jelas dan lengkap. Penulis telah mewawancarai beberapa responden dari pihak perusahaan, diantaranya adalah :

- Inventory Control Manager      :           1 orang

- Inventory Control Supervisor    :           1 orang

- Inventory Control Staff              :           2 orang

- Operation CDC Manager         :           1 orang

- Warehousing Supervisor           :           1 orang

- Admin Warehouse                     :           1 orang

3) Dokumentasi

Yaitu berupa data-data yang diperoleh dari dokumen-dokumen yang penulis dapatkan. Dokumen-dokumen tersebut merupakan bukti autentik yang berhubungan dengan proses persediaan barang, antara lain :

-          Purchase Order

-          Sales Order

-          Invoice

-          Surat barang kosong

 

b.      Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Studi kepustakaan atau Library Research adalah penelitian yang bertujuan mengumpulkan data dan informasi dengan bantuan bermacam-macam material yang terdapat di ruang-ruang perpustakaan. Pada hakikatnya data yang diperoleh dengan Library Research yang dapat dijadikan landasan dasar dan alat utama

c.       Kuesioner (Daftar Pertanyaan)

Untuk mengumpulkan informasi dengan menyampaikan sejumlah pertanyaan tertulis untuk dijawab secara teratur pula oleh responden. Jumlah responden sebanyak 4 orang. Pengukuran dari jawaban responden dengan menggunakan Guttman, yaitu skala yang digunakan untuk jawaban yang bersifat jelas dan konsisten, merupakan skala kumulatif.

4.      Teknik Analisis Data

Dalam mencari factor-faktor penghambat persediaan barang pada PT. Parazelsus Indonesia maka penulis menggunakan analisis Diagram Sebab Akibat.

Pendekatan Diagram Sebab Akibat ini menurut Vincent Gasperz (1998:79) adalah “Diagram yang menunjukkan hubungan antara sebab dan akibat”. Diagram tersebut dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) penurunan produktivitas dan karakteristik (akibat) yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.

Diagram sebab akibat ini sering juga disebut sebagai diagram tulang ikan (fishbone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan. Diagram ini pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kaoru Ishikawa dari Universitas Tokyo pada tahun 1953 sehingga dikenal sebagai Diagram Ishigawa (Ishigawa’s Diagram).

Dengan diketahui penyebab masalah tersebut, dapat diambil tindakan perbaikan yang efektif. Pada dasarnya diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut (Gasperz, 1998:79) :

a.       membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah ,

b.      membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi maslah,

c.       membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.

Diagram tulang ikan terdiri dari permasalahan utama dan penyebab utama. Jadi, penyebab utama dihubungkan dengan permasalahan utama melalui cabang utama. Tiap cabang utama memiliki cabang-cabang penyebab yang lebih kecil dimana tiap cabang memiliki hubungan dengan penyebab utama dan memiliki rangkaian penyebab yang lebih spesifik.

Pembuatan diagram tulang ikan ini memberikan brainstorming untuk menentukan permasalahan dan menganalisa penghambat persediaan barang dan keterlambatan pengiriman.

5. Sistematika Penulisan

Dalam penulisan karya ilmiah ini, penulis mengajukan dari keseluruhan uraian dan membagi atas lima bab dengan bagian-bagian satu sama lain saling berkaitan. Adapun perincian dari tiap-tiap bab tersebut adalah sebagai berikut :

            BAB I                         :           PENDAHULUAN

Dalam bab ini penulis mengemukakan tentang latar belakang penulisan, perumusan masalah, tujuan dan maanfaat penulisan, metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika penulisan.

BAB II                        :           LANDASAN TEORI

Tinjauan pustaka memuat uraian mengenai ilmu pengetahuan yang terdapat dalam kepustakaan, pengertian dan hal-hal yang berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas dalam karya ilmiah ini.

            BAB III                      :           GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, kondisi perusahaan yang menjadi objek penelitian dalam karya ilmiah ini, latar belakang berdirinya, perkembangan dan jenis usaha, organisasi serta manajemen perusahaan.

            BAB IV                      :           ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis menguraikan deskripsi data yaitu mengenai hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan serta kinerjanya dan masalah-masalah yang berkaitan dengan proses persediaan barang farmasi pada gudang PT. Parazelsus Indonesia serta menganalisis data-data yang ada kaitannya dengan permasalahan yang akan dibahas sehingga ditemukan penyebab timbulnya masalah.  Selain itu, penulis juga mengemukakan berbagai cara untuk memecahkan masalah yang telah ditentukan serta melakukan evaluasi terhadap alternatif pemecahan masalah yang telah ditemukan.

            BAB V                        :           PENUTUP

Dalam bab ini merupakan bab terakhir dalam penyusunan laporan, dimana penulis akan menyampaikan beberapa kesimpulan dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya dan memberikan saran.