PROPOSAL SKRIPSI
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TERJADINYA KETERLAMBATAN PEMBERITAHUAN KEDATANGAN BARANG PADA DIVISI IMPOR UDARA DI PT.YUSEN AIR AND SEA SERVICE INDONESIA
TAHUN 2011
A. Latar Belakang Masalah
Dewasa ini dunia jasa pengiriman barang khususnya yang menggunakan jasa transportasi udara mengalami perkembangan yang sangat pesat hal ini dikarenakan banyaknya agent (perusahan) lebih mempercayai pengiriman barang-barangnya melalui jasa pengiriman cargo udara.
Jasa pengiriman cargo melalui transportasi udara memang lebih diminati.selain karena memiliki ketepatan dan kecepatan waktu pengiriman.jasa transpotasi udara juga memberikan jaminan keselamatan lebih baik bagi barang-barang yang dikirim,dibandingkan dengan mengunakan jasa transportasi darat atau laut.
Manajemen yang baik sangat diharapkan pada instansi dan perusahaan yang mendukung kegiatan operasional dalam dunia penerbangan guna memberikan jasa pelayanan yang baik bagi para customer. PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia adalah salah satu instansi yang bergerak didalam bidang jasa pengiriman barang (cargo).
Dengan meningkatnya permintaan jasa pengiriman barang melalui transportasi udara, banyak perusahaan (agent) yang bersaing dalam meningkatkan mutu pelayanan kepada para consumer.salah satunya diterapkan didalam pemberitahuan kedatangan barang atau yang biasa disebut dengan Notice Of Arrival (NOA).
Notice Of Arrival (NOA) dapat didefinisikan sebagai : Pemberitahuan kedatangan barang kepada importir dengan menyertakan data-data dokumen barang serta salinan dokumen barang.diantaranya yaitu House of Air Way Biil (HAWB), Master of Air Way Bill (MAWB), invoice, dan packing list.pemberitahuuan tersebut dapat dilakukan melalui komunikasi via telepon, fax atau e-mail.
Notice Of Arrival ini sangat penting didalam menunjang kelancaran komunikasi antara shipper dan consignee.selain itu Notice Of Arrival dapat digunakan sebagai pemberitahuan kepada importir atas kedatangan barang impor.Notice of Arrival juga merupakan bukti dari pelaksanaan prosedur penanganan dokumen, untik menghindari klaim pembayaran sewa gudang yang tinggi dari importir karena alasan keterlambatan pemberitahuaan kedatangan (melalui bukti fax atau e-mail NOA).Notice Of Arrival juga digunakan sebagai acuan penanganan (monitoring) dokumen yang tidak diambil importir dalam waktu yang cukup lama.
Namun terkadang pemberitahuan kedatangan barang (NOA) bisa terlambat dilakukan.hal ini bisa terjadi oleh sebab-sebab tertentu, seperti terlambatnya informasi dari pihak pengirim barang (shipper), terjadinya missing dokumen sehingga dokumen-dokumen yang diperlukan tidak dapat dikirim, dan sebab-sebab lainya.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengkaji lebih dalam dang mengemukakannya dalm bentuk sebuah skripsi dengan judul :
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TERJADINYA KETERLAMBATAN PEMBERITAHUAN KEDATANGAN BARANG PADA DIVISI IMPOR UDARA DI PT.YUSEN AIR AND SEA SERIVICE INDONESIA PADA TAHUN 2011.
B. Permasalahan
1. Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang diungkap diatas, maka hal-hal yang mempunyai kaitan dengan topik penelitian in dapat diidentifikasikan sebagi berikut
a. Kurangnya komunikasi antara pihak shipper dan consignee
b. Kurangnya data (alamat e-mail atau no telepon penerima barang)
c. Terlambatnya informasi yang diberikan dari pengirim
d. Terjadinya gangguan ditempat asal sehingga membuat terlambatnya informasi yang akan diberikan (seperti bencana alam)
2. Batasan Masalah
Untuk mempersempit permasalahan dalam penelitian, penulisan skripsi ini hanya akan membahas mengenai faktor-faktor penyebab keterlambatan notice of arrival di PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia tahun 2011.
3. Pokok Masalah
a. Apa yang menjadi penyebab keterlambatan Notice Of Arrival
b. Apa pengaruh dari keterlambatan Notice Of Arival
c. Bagaimana solusi untuk mengatasi masalah keterlambatan Notice Of Arrival
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
a. Untuk mengetahui apa saja yang menjadi penyebab keterlambatan Notice Of Arrival di PT.Yussen Air and Sea Service indonesia.
b. Untuk mengetahui pengaruh akibat dari keterlambatan Notice OF Arrival di PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia.
c. Untuk mencari solusi dalam mengatasi masalah keterlambatn Notice Of Arrival di PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia.
2. Manfaat Penelitian
a. Bagi Penulis
1. Bagi penulis penulisan penelitian ini bermanfaat untuk dapat menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai faktor-faktor keterlambatan pemberitahuan notice of arrival di PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia.
2. Dapat mengetahui mengenai bagaimana proses kerja dilapangan secara langsung.
3. Selain itu, penelitian ini dimaksudkan pula sebagai syarat akademik untuk memperoleh gelar sarjana ekonomi pada Sekolah Tinggi Manajemen Transpor (STMT) Trisakti Jakarta.
b. Bagi perusahaan
1. Hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dan masukan untuk perusahaan didalam mengatasi masalah keterlambatan pemberitahuan kedatangan barang (Notice Of Arrival).
2. Perusahaan dapat mengetahui penyebab keterlambatan pemberitahuan kedatangan barang.
3. Perusahaan dapat meningkatan kepahaman lebih mengenai masalah keterlambatan pemberitahuan kedatangan barang.
c. Bagi STMT (Sekolah Tinggi Manajemen Transpor) Trisakti Jakarta
1. Dari hasil penelitian ini bisa digunakan sebagai tambahan pustaka yang nantinya dapat dipergunakan bagi mahasiswa khususnya mahasiswa/i STMT TRISAKTI JAKARTA bila sewaktu-waktu membutuhkan, serta dapat dijadikan perbandingan dalam penelitian dimasa yang akan datang.
2. Hasil penelitian ini juga dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi pengembanga ilmu pengetahuan khususnya di bidang manajemen transportasi udara.
D. Metodologi Penelitian
Didalam pengumpulan data serta keterangan-keterangan yang diperlukan dan dipergunakan beberapa teknik pengumpulan data.hal ini dimaksudkan agar dapat diketahui teknik yang dipergunakan dalam upaya memperoleh data.dalam penulisan ini penulis menggunakan metode-metode penelitian sebagai berikut:
1.Metode Pengumpulan Data
a. Jenis dan Sumber Data
Jenis data dalam penelitian ini adalah data kualitatif dan data kuantitatif.Sedangkan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder.dimana data primer adalah data yang diperoleh secara langsung dari pelanggan atau customer berupa jawaban terhadap pertanyaan dalam bentuk kuesioner dan wawancara. Sedangkan data sekunder diperoleh melalui data yang diteliti dan dikumpulkan oleh pihak lain yang berkaitan dengan masalah penelitian.
b. Populasi dan Sampel
Populasi merupakan jumlah keseluruhan dari obyek yang dilteliti. Populasi dalam penelitian ini adalah karyawan divisi consol di PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia.sedangkan sampel adalah bagian dari populasi atau sejumlah elemen yang mewakili populasi. Sampel dari penelitian ini adalah 1 karyawan dari PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia yang menangani masalah notice of arrival dibagian import udara.
c. Penelitia Lapangan (Field Research)
1. Wawancara
Wawancara langsung dengan pihak terkait untuk memperoleh keterangan data yang dbutuhkan yang berkaitan dengan masalah penelitian.
2. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung dengan divisi consol (divisi yang menangani masalah notice)
d. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Penelitian kepustakaan ini dimaksudkan untuk mencari, membaca, mencatat, dan mengumpulkan bahan bacaan dari literatur di perpustakaan, serta data dari narasumber yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
E. Teknik analisa data
Penulis menyimpulkan bahwa penelitian ini bersifat deskriptif, dimana variabel yang akan diteliti bebas dari faktor-faktor penyebab yang berkaitan dengan masalah penurunan produktifitas perusahaan.masalah utama (penurunan produktifitas) yang telah ditemukan dan kemudian dicari penyebab masalah dan akar penyebab masalah serta bagaimana tindakan efektif untuk memecahkan masalah.
Menurut Vincent Gaspersz (1998:79), alat analisis yang dapat dipergunakan untuk menemukan penyebab masalah dan akar penyebab masalah serta bagaimana tindakan efektif untuk memecahkan masalah adalah diagram sebab akibat sering juga disebut sebagai diagram tulang ikan ( fishbone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan, atau diagram Ishikawa (Ishikawas’s diagram) karena pertama kali dikenalkan oleh Kaoru Ishikawa dari universitas Tokyo tahun 1953.
Untuk menemukan faktor penyebab masalah utama dapat dilakukan teknik brainstroming dengan karyawan divisi airfreight import. Sedangkan akar penyebab masalah dapat dikembangkan melalui teknik bertanya beberapa kali (five why keys) kepada pihak management (manajer,spv,dll).
Diagram sebab akibat dapat dibuat mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
a. Karakteristik (akibat) ditempatkan disisikanan (kepala ikan)
b. Untuk menemukan akar penyebab setiap faktor (penyebab) dapat digunakan teknik bertanya “mengapa/why” beberapa kali (five why keys), kemudian akar-akar penyebab tersebut didaftarkan kepada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan).
c. Menginterpretasikan diagram sebab akibat dengan cara melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian didapatkan kesepakatan tentang penyebab itu, dan fokuskan perhatian pada penyebab yang dipilh.
d. Menerapkan hasil analisis yang menggunakan diagram sebab akibat dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil produktivitas untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan itu efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah produktivitas yang dihadapi.
Bentuk Umum Diagram Sebab Akibat
KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR) |
KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR) |
TULANG SEDANG
KEPALA IKAN
MASALAH |
TULANG BELAKANG
KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR) |
KATEGORI UTAMA (TULANG BESAR) |
F. Sistematika Penulisan
Skripsi ini terdiri dari lima bab, dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
Bab I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan mengenai latar belakang permasalahan, perumusan masalah yang meliputi identifikasi masalah, pembatasan masalah, dan pokok permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan skripsi.
Bab II : LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menguraikan teori yang berkaitan dengan judul skripsi yang diajukan dan sesuai dengan masalah yang telah diidentifikasikan. Dengan demikian diharapkan penulisan skripsi ini mampu untuk menjawab secara teoritis maslah-masalah yang telah diidentifikasikan sebelumnya.
Bab III : GAMBARAN UMUM PT.YUSEN AIR AND SEA SERVICE INDONESIA
Pada bab ini penulis memaparkan sejarah berdirinya perusahaan, bidang usaha perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta tugas dan tanggung jawab setiap departemen.
Bab IV : ANALISIS dan PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis menganalisis dan membahas tentang faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya keterlambatan pemberitahuan kedatangan barang pada divisi impor udara PT.Yusen Air and Sea Service Indonesia.
Bab V : PENUTUP
Bab ini merupakan bab terahir. Didalam bab ini dikemukakan kesimpulan dan saran-saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan dan pihak-pihak yang berkepentingan dibidangnya.
ANALISIS FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TERJADINYA KETERLAMBATAN PEMBERITAHUAN KEDATANGAN BARANG PADA DIVISI IMPOR UDARA DI PT.YUSEN AIR AND SEA SERVICE INDONESIA
TAHUN 2011
PROPOSAL SKRIPSI
OLEH:
SEPTIAN NUR CAHYO
224308047
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN TRANSPORT TRISAKTI
JAKARTA
